End-User-Erlebnis

Quarantäne-Digest — Empfänger entscheiden selbst.

Tägliches E-Mail-Digest mit allen quarantänen Mails der letzten 24 Stunden. Single-Click-Release direkt aus der Mail, kein Login nötig. Kein „Bitte schalten Sie meine Mail frei"-Ticket mehr beim Admin-Team.

Was im Digest steht

Jeder Empfänger der mindestens eine quarantäne Mail im 24-Stunden-Fenster hatte, bekommt morgens um eine konfigurierbare Uhrzeit eine HTML-E-Mail mit:

  • Liste aller quarantänen Mails: Sender, Subject, Empfangs-Zeitpunkt, Detection-Grund (Spam-Score, Phishing-Pattern, Sandbox-Verdict)
  • Pro Mail zwei Single-Click-Buttons: Freigeben (Mail kommt sofort an, Sender wird optional gewhitelistet) und Verwerfen (Mail wird gelöscht, Sender ggf. blockiert)
  • Button für „Diesen Sender vertrauen" (permanenter Whitelist-Eintrag)
  • Link zum Self-Service-Portal für detailliertere Verwaltung (Mail-Vorschau, Header-Inspektion)

Wie die Sicherheit funktioniert

Die Action-Links im Digest sind kryptografisch signierte Tokens, gebunden an:

  • Empfänger-Adresse — der Link funktioniert nur wenn er von der Adresse aus aufgerufen wird, an die der Digest ging (verhindert Forwarding-Missbrauch)
  • Mail-ID — pro Quarantäne-Mail ein eigener Token, ein Klick verbraucht den Token
  • Action — Freigabe-Token kann nicht für Verwerfen genutzt werden und umgekehrt
  • Ablauf — Token gültig 7 Tage, danach muss der Empfänger über das Portal mit Login agieren

Konfigurierbarkeit

Pro Domain (im Standard-Plan auch pro Mandant) konfigurierbar:

  • Versand-Zeitpunkt — z.B. 7:00 Uhr morgens, vor Arbeitsbeginn der Empfänger
  • Sprache — DE oder EN, weitere auf Anfrage
  • Subject-Template — z.B. „[Ihr Mandant] Quarantäne-Übersicht: 5 Mails"
  • Branding — eigenes Logo, eigene Footer-Texte (Standard-Plan)
  • Versand-Schwelle — nur senden wenn mindestens N Mails in Quarantäne (Default: 1)
  • Opt-out — Empfänger können sich abmelden, der Operator entscheidet ob das erlaubt ist

Operations-Vorteil

Ohne End-User-Self-Service landen False-Positive-Beschwerden beim Admin-Team. Bei einem mittelständischen Unternehmen mit 200 Mailboxen sind das typischerweise 5–15 Tickets pro Woche „Wo ist meine Mail von X" — Operator-Stunden, die für andere Aufgaben verloren sind. Mit Quarantäne-Digest:

  • Empfänger sieht selbst was geblockt wurde, kann selbst freigeben
  • Admin-Team bekommt nur noch echte Eskalationen (Mail komplett verschwunden, Phishing-Welle)
  • Bei Hosting-Resellern: keine Endkunden-Tickets mehr beim Reseller-Support
  • Audit-Log protokolliert jede End-User-Aktion (Wer hat was wann freigegeben)

Im Cluster-Setup

Der Digest wird einmal pro Empfänger versendet — egal auf welchem Cluster-Node die Mails physisch liegen. Das System aggregiert die Quarantäne-Inhalte über alle Knoten und stellt eine konsolidierte Mail zusammen. Der Empfänger merkt nichts vom Cluster.

Admin-Team von False-Positive-Tickets entlasten.

Quarantäne-Digest ist im Standard-Plan inkludiert. Free-Tier hat Admin-UI für Quarantäne, aber kein End-User-Self-Service.

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